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零失誤法則:工作效率高又能不出包的人,究竟做了什麼?
工作失誤不僅讓成果前功盡棄,甚至會導致而外的損失。給身邊的人添麻煩、損害人際關係,所以不讓工作出現失誤,不但能提升工作效率,更可以改善人際關係。
失誤的影響:
不出包的人與一般的人最大的差別在於:是否了解避免犯錯的技巧,並靈活運用。
犯錯對於工作表現和人際關係影響巨大,不出包的人會給人穩重、可靠、值得信賴的形象,就算偶爾失敗也容易被原諒。
容易犯錯的人會被貼上不可靠、工作能力差的標籤,一旦犯錯立即被放大檢視。
人們也不喜歡聚集在他身邊,認為不牢靠,容易被拖累。
失誤不但對工作效率、鬥志有影響,對於人際關係、能力評價也有巨大的影響,零失誤可說是成為成功人士的基本要素。
為何會失誤:
發生失誤的狀況有很多,以表象分析也有各式各樣的原因,但本質上發生失誤的原油離不開以下四大類:
當失敗發生,我們也時常聽到是不夠注意、專注導致。
聽起來是無心之過,下次多加注意就好了。
但是事實可能並非如此,人的專注力是有限的,難以長時間維持,尤其高壓、繁瑣工作時。
所以「下次多注意」並沒辦法確保不再發生,如果需要不間斷保持高度專注力,那表示流程設計不夠成熟、有所缺陷。
應簡化流程和盡可能修改為不專注也不會失敗的模式,將專注力謹慎用於必要部分。
另外,善加利用檢點表協助確認及重複檢點。
與人相處需謹記:不管對方是怎樣人物,只要是人都可能失誤。
別太理想化,要作好預防。若雙方認知有落差,容易因誤會導致失誤,所以需卻表雙方認知同步。
為預防以上狀況,建議做到以下幾點:
a. 盡量將資訊圖形化表示,人類對於圖像更敏感、容易接受。
b. 將討論內容以文字描述寫下,並畫成流程圖或架構圖表示。
c. 談論結束後複訴對方重點,若對方表達有模糊之處,以具體描述確認。
說話方式也是決定人際關係的一大重點,許多人際關係上的失誤都是由此造成。
首先,不要喋喋不休的一直說,要簡潔有力的發言,並且觀察對方的反應進行調整。
說話或報告前需思考對方想知道什麼、感興趣什麼,
然後以此為主軸進行發言,重點不是你想說什麼,而是對方想聽什麼。
另外不要為自己的失誤找藉口,會讓對方感到你在推卸責任,
且對於對方來說重點不是你為什麼失誤,而是接下來該怎麼做,應該以此為重點,盡力補救。
有些失敗會歸咎於發生預料之外的狀況,但研究表明幾乎沒有意外是沒有類似案例的。
所以我們認為的預料之外,只是我們所收集的資訊不足,學習不夠所致。
所以學習、收集新知,增加資料儲備,有助於我們避免失敗。
而這些根本就是努力學習,但現在社會有太多誘惑,比學習有趣的事情多不勝數。
所以要將學習的事物賦予強烈動機或慾望,增加驅動自己的意願。
計畫不夠優良是造成失敗的一大問題,許多失誤原因歸根結柢都是計畫有誤導致。
若要避免計畫缺陷導致的失誤,就要貫徹PDCA模式。
PDCA是Plan-Do-Check-Act的簡稱,循環式品質管理,確保可靠度目標之達成,進而促使品質持續改善。
在工作執行前先進行計畫(Plan),再進行工作(Do),
固定時間檢查工作狀況(Check),依檢查結果進行反省(Act),
接著再依反省結果提出新的計畫(Plan),滾動式前進,確保計畫無誤。

屋漏偏逢連夜雨,失敗接連發生是最糟的情況,要盡可能避免發生。
要從失敗連鎖中逃脫最重要的是,快速調整步伐,重新振作。
面對失敗,可以不甘心,但不能灰心,要確保不被干擾,維持正常運作。
面對失敗,安慰不一定是最好辦法,容易讓人沉溺其中。應該要找出裡面的正面部分,反轉印象重新積極出發。
面對失敗,不該一味埋頭苦幹往前衝,而該觀察眼下情況,不斷調整往前。
實用技巧:
除此之外,作者在書中也提到許多實用的技巧或觀點,這邊擷取幾個有意思:
面對各種狀況。重點是,撰寫操作手冊時要謹記,操作手冊的作用並不是完整、
正確傳授內容,而是讓使用者能快速上手,所以最重要的應是方便性,而不是完整性。
每次輕微災害背後一定有300次同樣原因的有驚無險,
所以應將所有的有驚無險和輕微災害作為警訊對待。
將發生失誤的機會降至最低,也可減少失敗。
這些固然重要,但思考如何失敗同樣重要。只學習正確之路會讓我們對於意外疏於防備,當遇到預料之外的狀況容易失誤。
應該列舉各種可能發生的狀況,分析發生的原因,進而提出防範對策。
如何學習新事物:
每個人學習新的東西時都會失誤,差別在失敗後的行為模式。
許多人失誤後會找理由、藉口將自己行為合理化,
但這是很沒意義的,在旁人眼中只會覺得你很不可靠。
與其花時間找理由,不如將時間用來面對、思考、解決狀況。
人會有如此行為是從小在遊戲中習得:失誤=輸的方程式,
讓我們認為承認失誤就等於自己輸了,所以人的勝負慾不允許我們承認失誤。
面對失誤最好的做法就是誠心道歉,並思考建立因應的行為準則,避免再次發生。
雖說本書是傳授如何不失敗,但若為了不失敗避免了所有的錯誤,反而是最大的失敗。
為了最後的成功,我們應該在過程中進行各種嘗試,不怕出現錯誤。
遇到失敗會有負面情緒是正常的,這是人類的自我保護機制,
我們可以利用這個機制,停下來重新調整方向。
拉長時間軸檢視,或許當下來看似失敗,但以此失敗作為反省改善的機會、
完善自己,成為未來成功的墊腳石,以長時間來看還是成功。
結論:
總結來說,犯錯的根本原因除了知識不足外,
就是工作過於緊迫或繁瑣,讓自己無法充分思考、準備,導致做出錯誤行動。
所以應該減少大腦的負擔,慎用自己的專注力、精力及記憶力。
給予工作和自己充足的時間,讓事情留有餘地。
做到以上就能降低犯錯的可能,進一步成為更好的人。
本書的相當的具有啟發性,也有不少實用的乾貨。
但較為不足之處是,編排架構較為零散,
順著讀完會有種缺乏主軸骨幹的感覺,需要自己統整、歸納後才較易吸收。
這可能也是作者的巧思吧?刺激讀者思考,整理重點。
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